Procès Verbal

Réunion du 15/02/16 à 18h45

Présents : Laurent Pronchery, Véronique et Bruno Fleur, Gaétan Yoth, Julie et Jérôme Blanchard, Florent Silva, Sébastien Lecroq, Franck Lasseigne, Nathalie et Stéphane Verdun, Fabien Berger, Patrick Meunier.

Excusés : Laurent Rivière, Rose Chauvet, Jean Claude Tarde, Grégory Hallez, Olivier Dauguet.

1)- Bilan loto et Belotte :

LOTO :

Présentation des résultats financiers.

Le loto du mois de janvier a bien fonctionné. Le bilan est positif. A noter : un mauvais retour des cartes en prévente (celles distribuées aux licenciés adultes et enfants). Envisager l’année prochaine de les distribuer avant les vacances. ( lors de l’arbre de noël de l’école de foot par exemple). A rediscuter prochainement.

La fréquentation est moins importante que pour le loto de novembre. La question est posée de décaler la date au 5et 6 février 2017. Après débat, nous restons sur la même date que cette année.

BELOTTE :

Présentation des résultats financiers.

Bilan mitigé pour cette année. Peu de dirigeants investits pour l’organisation mais le nombre reste suffisant.

La question se pose sur la formule proposée : soit « Au point », soit « A la partie gagnée ». Le choix de la formule influence la cible des joueurs. A rediscuter prochainement.

2)- Bilan des calendriers.

Présentation des résultats financiers.

Il y a eu peu de retour des responsables d’équipe jeunes pour compléter les ventes auprès des parents n’ayant pas été sollicités. Une info va être diffusée dans la lettre d’info de février aux licenciés.

3)- Repas du club du 12 mars:

Les documents d’informations sont prêts : courrier d’explication et cartons d’invitation (licenciés, extérieurs et sponsors). Ils vont être distribués rapidement.

Pour l’organisation : 1 personne à l’entrée pour vérifier les cartons d’invitation. 2 personnes pour la gestion du repas (service, plonge,…). Les invités seront placés « par table ». Le premier apéro sera offert pour tous par le club. L’apéritif devra se terminer à 21h30.

Pour le moment, le DJ n’a pas encore été trouvé. Si quelqu’un a une idée, elle est la bienvenue.

4)- Plateau régional du 05 mai 2016 (responsable de la manifestation : Fabien BERGER):

Les invitations ont été lancées. Il y a déjà des retours. Cette année, le principe d’une caution à l’inscription a été ajoutée afin de responsabiliser les équipes inscrites et d’éviter ce qui s’est passé l’an dernièr : beaucoup d’inscrits, peu de présents…

Le matériel est réservé.

Pour le reste de l’organisation, cela sera réétudié lors d’une prochaine réunion.

Une demande de subvention va être déposée au Conseil Départemental pour aider à la réalisation du plateau régional.

5)- Sponsoring :

Concernant les sponsors, une stratégie différente va être essayée. Plutôt que de solliciter les sponsors pour chaque événement, nous allons les solliciter dès le mois d’avril 2016 et pour l’ensemble de la saison prochaine. Cela devrait simplifier les démarches et permettre une meilleure visibilité autant pour les sponsors que pour nous sur le plan financier.

6)- Concert du 18 juin :

Le concert sera organisé en partenariat avec le comité des fêtes et aura lieu sur le champ de foire avec la salle des fêtes en cas de repli.

Une prochaine réunion avec le comité des fêtes doit avoir lieu pour le choix des groupes de musique.

A ce jour, il est défini que le comité des fêtes gère le repas et l’AS Neuilly Foot la buvette.

7)- Rangement buvette/vestiaire :

Mercredi dernier, il a été constaté que la buvette n’avait pas été rangée ni nettoyée. De même, dans les vestiaires, les lavabos n’avaient pas été nettoyés.

Il est rappelé aux responsables d’équipe (séniors et jeunes) que c’est à eux de faire respecter la propreté des vestiaires ainsi que le respect du matériel qui nous est mis à disposition par la mairie. Si les joueurs, jeunes ou moins jeunes, ne respectent pas ces règles, l’accès aux vestiaires neufs pourrait être limité lors des entrainements.

Pour la buvette, il s’agit des séniors qui ne respectent pas la propreté des locaux. Si cela devait se reproduire, l’accès à la buvette pourrait être restreint après les entrainements.

Proposition est faite de créer un règlement de la buvette. Les responsables buvettes vont y réfléchir.

 

8)- Règlement d’utilisation des équipements :

Un règlement a été rédigé. Après lecture, le comité directeur adopte ce règlement à 8 voix pour et 2 abstentions.

Ce règlement sera affiché dans les locaux concernés. Proposition est faite, pour le local du matériel, d’ajouter une « photo témoin » du matériel rangé pour donner une idée de la façon dont le local doit être rangé.

9)- Divers :

• Formations ligue auvergne :

La ligue propose : Une formation le 7 et 8 mars sur « le projet associatif ».

Une formation le 24 et 25 mars sur « le projet éducatif et sportif ».

Les personnes intéressées doivent contacter Laurent.

• Tournois jeunes :

Il est demandé aux responsables d’équipes jeunes de se préoccuper de l’inscription aux tournois.

• Tournois séniors :

Il est rappelé au coach que c’est le club de Neuilly qui engage l’inscription de l’équipe dans les tournois (informer le président systématiquement). Le coach définit le nombre d’équipe engagé.

• Maillots pour les U7 / U9 :

Olivier avait une piste pour l’achat de maillot. Voir avec lui avant de passer commande.

• Commande Intersport :

10 ballons T5 ont été commandés ainsi que des chaussettes.

• Vétérans :

Dernièrement, l’équipe a reçu un jeu de maillot offert par un sponsor.

Par contre, il est rappelé que la remise de maillot par des sponsors se fait officiellement avec une organisation spécifique. Ce qui n’a pas été le cas cette fois.

L’équipe organise une tombola afin de financer un repas le 10 juin.

L’équipe a pour objectif d’organiser une brocante la saison prochaine.

• Grilles de dinde :

Elle sera organisée lors de la réunion suivant le repas du 12 mars.

• Réunion entraineurs équipes séniors :

La dernière réunion a eu lieu le 1^er février.

 

• Vêtements du club :

Il est rappelé que les documents pour passer commande se trouvent dans le bureau.

• Réunion avec le club de Bessay :

Nous attendons toujours une date pour cette réunion.

• Entraineurs équipes jeunes :

Le club cherche à associer des jeunes séniors pour entrainer les équipes de jeunes.

• Utilisation des terrains pour l’entrainement :

Afin de limiter la dégradation du terrain A lors des entrainements, il est décidé :

• Les U15 ou U13 ou U11 sur le terrain B

• Les U7-U9 sur le terrain A.

• Point relations Mairie :

Les vestiaires n°3 (ancien vestiaires) ont été refaits dernièrement (peintures). L’autre vestiaire sera refait l’année prochaine.

La buvette devrait être réaménagée lors de l’intersaison.